社労士事務所の給与計算・勤怠管理デジタル化。クラウド移行の実際

「毎月15日前後になると、クライアントから紙の勤怠表が届き始めて、事務所が戦場になる」

社労士事務所の給与計算・勤怠管理のDXは、クラウド移行によって月単位の残業を大幅に削減できる取り組みだ。スタッフ3〜8名規模の社労士事務所で、このパターンが続いているところは多い。クライアントが紙で勤怠データを提出し、スタッフが手入力して給与計算を行う。締め切りが集中して残業が常態化する。また、担当者が退職したら引き継ぎが大変になる。

この記事では、クラウド移行によって社労士事務所の給与計算作業を月30時間削減した実例をもとに、何をどう変えるか、どこで詰まるかを正直に書く。

紙勤怠・手計算が続く本当の理由

「クラウドに移行したほうがいいのはわかっている。でも、なかなか動けない」

この声をよく聞く。理由は主に3つだ。

1. クライアントに変更を求めることへの遠慮

長年の顧客関係があると、「慣れている方法を変えてくれ」と言い出しにくい。特にクライアントが中高年の経営者層の場合、デジタルツールへの抵抗感を懸念して、提案自体を避けてしまうわけです。

2. 移行期間中の二重管理が怖い

クラウド移行の過渡期は、旧システムと新システムが並走する。この間の業務負荷増加と、ミス発生のリスクを避けたい気持ちが強くなるわけです。

3. ツール選定の確信が持てない

マネーフォワードクラウド給与・freee人事労務・SmartHR・OBCなど、選択肢が多すぎて何が自事務所に合っているのかわからないわけです。

つまり、これらは全部、判断できる情報が足りないから生じる迷いだ。移行を経験した事務所の実例と、判断の軸を持てば、動き出せるわけです。

社労士事務所のクラウド給与・勤怠DXで何が変わるか

クラウド移行後の業務フローと移行前を比較する。

【比較】クラウド移行前 vs クラウド移行後（給与計算業務）

さらに、単純作業の時間削減だけでなく、「担当者が休んでも仕事が止まらない」という属人化解消の効果が大きいわけです。

ツール選定の判断軸

社労士事務所がクラウド給与・勤怠ツールを選ぶ際の判断軸を整理する。

軸1：クライアントの規模・業種に合っているか

クライアントが飲食・小売など従業員が多くシフト制の業種が多い場合、勤怠管理機能が充実しているSmartHRやジョブカン勤怠管理が有力候補になる。一方、製造業や少人数の会社が多い場合は、マネーフォワードクラウド給与やfreee人事労務でシンプルに運用できる。

軸2：既存の会計ソフトと連携できるか

クライアントが会計ソフトをすでに使っている場合、給与データの仕訳連携が自動化できるかどうかを確認する。具体的には、マネーフォワードクラウド給与はマネーフォワードクラウド会計と、freee人事労務はfreee会計と連携がスムーズだ。

軸3：社会保険手続きのシステム連携

e-Govを通じた電子申請との連携可否も重要な確認ポイントだ。社会保険手続きの電子化が進んでいる場合、ここが属人化解消に大きく貢献するわけです。

福岡の社労士事務所での実際（クライアント40社）

現場で何度も見てきたが、クラウド移行の成否はツール選びより「クライアントの移行をどう進めるか」で決まる。

福岡県の社労士事務所（スタッフ4名・クライアント40社）では、移行を次の方針で進めた。

方針1：新規クライアントは最初からクラウド前提

新しく顧問契約したクライアントには、最初から「弊所はクラウドで管理します」と伝えた。そのため、慣れた方法を変えてもらう必要がなく、抵抗なく進むわけです。

方針2：既存クライアントは問題が起きたタイミングで提案

既存クライアントへの移行提案は「担当者が退職した」「従業員が増えて管理が大変になった」などのタイミングを捉えて行った。つまり、「今の方法に問題がある」と感じているときが、移行提案の最適なタイミングだ。

方針3：説明会ではなく1対1で

一度に全クライアントを集めた移行説明会は機能しない。具体的には、個別に時間を取り、そのクライアントの業種・従業員構成に合わせた使い方を説明する方が、定着率が高いわけです。

まとめ：移行の壁は「技術」より「関係性」にある

クラウド給与・勤怠システムへの移行は、ツールの問題ではなく、クライアントとの関係性と移行プロセスの設計の問題だ。

技術的な難しさはほとんどない。マネーフォワードクラウドやfreeeは、設定マニュアルが整備されており、サポートも充実している。詰まるのは必ず「クライアントがなかなか動いてくれない」という人間系の問題だ。

だから移行計画を立てる際には、クライアントをどの順番でどうやって移行させるか、を中心に設計することが重要なわけです。ツール選定はその後でいい。

スタッフ4名の事務所で月30時間の削減が実現できるなら、その時間を新規クライアント対応や付加価値の高い労務相談に使える。クラウド移行は、事務所の成長の条件でもあるわけです。

著者プロフィール

伊藤健太｜株式会社ウェイビー 代表取締役CEO

23歳、病気をきっかけに、小学校友人4名、資本金5万円で起業。
2011年から起業支援の行政書士として国内有数の年1,000社超の起業に携わる。
その後、売上アップ、仕組み化、新規事業、事業承継、AI、DX化など１万社超の起業家、経営者の成長支援をサポート。
「AI/DX」「起業」「新規事業」「M＆A」領域で国、自治体、金融機関、上場企業からの信頼も厚く、全国700回を超える講演、著書7冊。
地域が主役の日本新時代をDX×チャレンジで創るべく、起業家、経営者の成長支援と、金融機関、新聞社、自治体向けのDX支援を展開。第一生命、広島銀行、島根銀行、熊日新聞、愛媛新聞、新日本海新聞、北日本新聞、熊本市、人吉市、美里町、山形県寒河江市、奈良県田原本町、愛媛県松前町、西条市などをご支援中。

肩書など
1986年横浜市生まれ、熊本市在住。慶應義塾大学法学部卒業。
元徳島大学客員教授。ダボス会議 U33メンバー。
東京都INCU Tokyoメンター
熊本市スタートアップメンター